ساخت سیستم نوبت دهی مزایای مختلفی را هم برای مشتریان و هم برای صاحبین آن کسب و کار و یا مدیران آن سازمان به همراه خواهد داشت. در ادامه این مقاله سعی شده است تا به معرفی برخی از مزایای استفاده از سیستم نوبت دهی بپردازیم. ساخت سیستم نوبت دهی یکی از راهکارهایی است که کسب و کارهای مختلف در طی چند سال گذشته استقبال زیادی از آن کرده‌اند. بارزترین مصداق و شاید جالب‌ترین نمونه برای استفاده از سیستم نوبت دهی را می‌توان در بانک ها دانست. تا همین دهه گذشته برخورد کردن با صف های کاملاً طولانی و معطل شدن برای چندین ساعت در بانک ها و یا سازمان های مختلف امری کاملاً طبیعی و حتی اجتناب ناپذیر بود. ولی امروزه بسیاری از کسب و کارها، سازمان های خصوصی و یا حتی دولتی رو به ساخت سیستم نوبت دهی آورده‌اند تا از این طریق بتوانند از مزایای مختلف آن بهره جویند؛ مزایای که هم شامل منافع سازمان و هم شامل منافع مشتریان و ارباب رجوع می‌شود. در این مقاله سعی شده است تا برخی از مزایای ساخت سیستم نوبت دهی را معرفی کرده و توضیحاتی را پیرامون آنها ارائه کنیم.
سیستم های نوبت دهی یک هدف کاملاً مشترک و واضح دارند و آن هم جلوگیری و اجتناب از ایجاد صف های طولانی است. به صورت کلی، این سیستم ها سعی دارند تا فرآیند نوبت دهی و پذیرش مشتریان و ارباب رجوع را مدیریت کنند. بنابراین، مزایا و منافع استفاده از این سیستم ها هم متوجه سازمان ها و هم توجه مراجعه کنندگان خواهد بود. با این حال جالب است بدانید که تمامی مزایا اگرچه در وهله اول ممکن است به نظر برسند که در راستای منافع مشتریان و در راستای اصول مشتری مداری باشند، ولی در انتها سازمان ها قطعاً بیشتر از مشتریان از این نوع تکنولوژی و سیستم ها سود خواهند برد. در ادامه متن به معرفی و بررسی مزایای استفاده از سیستم نوبت دهی خواهیم پرداخت و در انتها متوجه پاسخ این سوال خواهید شد که چطور سازمان ها استفاده و منفعت بیشتری از ساخت سیستم نوبت دهی در مقایسه با مشتریان می برند.
چرا باید اقدام به ساخت سیستم نوبت دهی کنیم؟
اگر برای ساخت سیستم نوبت دهی تردید دارید و یا اینکه هنوز کاملاً برای سفارش این دستگاه ها قانع نشده‌اید، مطالعه این بخش از این مقاله کاملا برای شما مفید خواهد بود. در ادامه سعی خواهم کرد تا مزایای مختلفی که با استفاده از سیستم نوبت دهی از آن ها بهره خواهید برد را به شما معرفی کنیم.
مزایای ساخت سیستم نوبت دهی چیست؟
یکی از اولین، برجسته ترین و البته بدیهی ترین مزایای ساخت سیستم نوبت دهی آن است که مشتریان و مراجعه کنندگان به کسب و کار و یا سازمان شما زمان کمتری را در صف های انتظار سپری خواهند کرد. همان طور که می دانید این صرف ها برخی اوقات ممکن است بسیار طولانی و خسته کننده باشند و زمان زیادی را از این افراد می گیرند. در حقیقت، شاید هیچ چیزی اذیت کننده تر و خسته کننده تر از انتظار در صف های نباشد که بسیار به آرامی حرکت می کنند و هیچ ایده ای هم بابت زمان به اتمام رسیدن آن ها ندارید. ساخت سیستم نوبت دهی این مشکل را به راحتی حل می کند. مدیریت مشتریان و متقاضیان آن باعث می شود تا فرایند رسیدگی به آنها نیز سرعت پیدا کند و بنابراین سرعت حرکت این صف ها کاهش چشمگیری پیدا کند. از سوی دیگر سیستم نوبت دهی قادر است مدت زمان تقریبی انتظار شما را تخمین بزند و آن را در همان ابتدا به شما اعلام کند. بنابراین، هنگامی که برای مثال وارد یک بانک می شوید متوجه خواهید شد که شما نفر چندم در صف هستید و احتمالاً پس از گذشت چند دقیقه نوبت شما خواهد شد.
۲- افزایش رضایت کارمندان
شاید انتظارش را نداشته باشید، ولی نتایج تحقیقات انجام شده حاکی از آن است که ساخت سیستم نوبت دهی می تواند رضایت کارمندان شما را نیز تا حد بسیار زیادی افزایش دهد. هنگامی که صف های طولانی برقرار باشد و هیچ اقدامی در راستای مدیریت آنها انجام نشود، کارمندان دچار سردرگمی خواهند شد و راندمان کاری آنها کاهش پیدا خواهد کرد. در این شرایط آنها باید بخش زیادی از زمان خود را را صرف مدیریت جمعیت کنند. همه این موارد در کنار یکدیگر باعث می شود رضایت شغلی کارکنان کاهش پیدا کند.
از سوی دیگر، مدیریت حرفه ای و منظم متقاضیان باعث می شود تا کارمندان قادر باشند تا تمام حواس و تمرکز خود را معطوف به کار خود و حل درخواست های مشتریان کنند و کارایی آن ها افزایش پیدا کند.
۳- افزایش رضایت متقاضیان و مشتریان
در دو بخش پیشین در مورد نقش ساخت سیستم نوبت دهی در کاهش زمان انتظار و همچنین افزایش رضایت کارکنان صحبت شد. این دو مورد در واقع قادر خواهند بود تا مورد سوم را نیز با خود به همراه داشته باشند و آن هم چیزی نیست جز افزایش رضایت مشتریان. کاهش زمان انتظار باعث کاهش هدر رفتن زمان مشتریان و دریافت سریعتر خدمات خواهد شد که موارد قطعاً به افزایش رضایت مشتریان نیز منجر می شوند. از سوی دیگر، همان طور که بیان شده بود، افزایش رضایت کارمندان باعث می شود تا بازدهی آنها نیز بالاتر رفته و همچنین این خدمات را به صورت بهتر و با کیفیت تر به مشتریان عرضه دارند، بنابراین این مورد نیز به صورت غیرمستقیم به افزایش رضایت متقاضیان و مشتریان منجر خواهد شد.
۴- مدیریت بهتر کسب و کار
هنگام ساخت سیستم نوبت دهی چیزی که در ظاهر مشاهده می‌کند، دستگاهی است که به هر کدام از مراجعه کننده ها یک شماره می دهد د و سپس نوبت آنها را اعلام می کند. ولی این دستگاه ها قادر هستند تا امکانات بیشتری در اختیار کسب و کار ها قرار دهند. برای مثال، آمار مراجعه کننده ها یکی از همین موارد است. صاحبین کسب و کار به راحتی قادر خواهند بود تا آمار مراجعه کنندگان از قبیل تعداد نفرات و همچنین ساعت مراجعه آنها را از طریق این سیستم ها رصد کنند. به عنوان مثال، شما قادر خواهید بود تا بفهمید مثلاً در روز دوشنبه ها بیشترین مراجعه کننده را دارید و ساعت ۱۰ الی ۱۱:۳۰ نیز اوج حضور مراجعه کنندگان و متقاضیان است. این اطلاعات به شما کمک خواهد کرد تا تدابیر بیشتر و بهتری جهت پاسخگویی و خدمت رسانی بیندیشد. علاوه بر این، ساخت سیستم نوبت دهی این کمک را نیز خواهد کرد که هر متقاضی و یا مراجعه کننده به راحتی برای بازدید و یا دریافت خدمات از فرد مورد نظر خود اقدام کند. این امر نیز به مدیریت بهتر صف های مشتریان خواهد انجامید. به عنوان مثال، تصور کنید که یک مشتری در زمان ورود به بانک نیاز باشد تا از چند باجه خدماتی بپرسد که برای افتتاح حساب باید به کدام باجه مراجعه کند. ولی در صورت ساخت سیستم نوبت دهی، مشتری قادر خواهد بود تا در بدو ورود با فشردن دکمه افتتاح‌حساب، نوبت خود را برای باجه مربوطه دریافت کنند.
در انتها و با عنوان نتیجه گیری جالب است بدانید که حتی هم این مورد هم می تواند به صورت غیر مستقیم و افزایش رضایت مشتریان و همچنین کارکنان خود شما بیانجامد.
<Br>
<Br>
۵- کاهش هزینه ها
شاید برایتان جالب و حتی غیر قابل باور باشد، ولی ساخت سیستم نوبت دهی می تواند به کاهش هزینه ها نیز منجر شود. در واقع بسیاری از کارشناسان بر این باور هستند که این مهم ترین مزیت استفاده از سیستم نوبت دهی آن است که می تواند زمان انتظار را کاهش دهد، کارایی کارکنان را افزایش دهد، رضایت مشتریان و متقاضیان را افزایش دهد و همه این موارد به کمک یکدیگر می تواند رویه های اداری و یا خدماتی را بهبود ببخشند. اتفاقی که در این مرحله می‌افتد آن است که، زمانی که شما نقاط ضعف خود را پیدا می کنید و آنها را بهبود می بخشید، معمولاً قادر هستید و این شانس را پیدا می‌کنید تا هزینه های خود را نیز از این طریق کاهش داده تا به سود بیشتری برسید. به عنوان مثال، در صورتی که همیشه از چهار باجه فعال برای پاسخگویی به مشتریان استفاده میکردید، با ساخت سیستم نوبت دهی و ساماندهی مشتریان ممکن است است تنها سه باجه برای پاسخگویی به آنها کافی باشد. این امر به این معنی است که می توانید در صورت نیاز یک باجه را غیر فعال کرده و هزینه ها را کاهش دهید.
به صورت کلی، ناکارآمدی های سیستماتیک در یک کسب و کار باعث می شود تا بخش زیادی از درآمد ها هدر برود. در حقیقت، تخمین زده می شود که ناکارآمدی ها ممکن است حدود ۲۰ تا ۳۰ درصد درآمد سالانه یک کسب و کار را به هدر بدهند. برای مثال، برای کسب و کاری که ۱۰۰ میلیون تومان در طول سال درآمد دارد، ممکن است حدود ۳۰ میلیون تومان هدر رفته و صرف هزینه های شود که ناشی از ناکارآمدی های سیستماتیک هستند. این هزینه ها و این مبالغ می توانند با صرفه جویی به سود شما افزوده شوند و یا اینکه آنها را صرف انجام کارهای دیگری مانند استخدام کارکنان بیشتر، گسترش کسب و کار، طرح ایده های جدید، به روز رسانی تکنولوژی و زیرساخت ها، افزایش حقوق ها، ارائه خدمات اضافی به کارکنان و بسیاری از کارهای دیگر کرد.
کاهش زمان انتظار